Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Które z poniższych pism ma charakter perswazyjny?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Reklamacja jest pismem przekonującym, ponieważ ma na celu wyrażenie niezadowolenia z otrzymanej usługi lub produktu oraz zmotywowanie odbiorcy, najczęściej firmy lub instytucji, do podjęcia działań w celu naprawienia sytuacji. Przykładem zastosowania reklamacji może być sytuacja, w której klient otrzymał wadliwy towar. W takim przypadku, kluczowe jest nie tylko przedstawienie faktów, ale także argumentacja, dlaczego towar nie spełnia oczekiwań. Reklamacje mogą być związane z różnymi obszarami - od produktów konsumpcyjnych po usługi finansowe. Dobrą praktyką w pisaniu reklamacji jest stosowanie zasady „3xR”: Rzeczowo, Rzetelnie, Rozważnie, co oznacza, że pismo powinno być konkretne, dobrze udokumentowane, zrozumiale sformułowane i powinno zawierać konkretne oczekiwania, takie jak zwrot pieniędzy czy wymiana towaru. W kontekście prawa konsumenckiego, reklamacje również mają solidne podstawy, ponieważ chronią prawa konsumentów, co jeszcze bardziej podkreśla ich znaczenie w komunikacji biznesowej.
Pisma takie jak sprawozdanie, awizo czy zaświadczenie mają zupełnie inne cele i funkcje niż pismo przekonujące, jakim jest reklamacja. Sprawozdanie to dokument, który ma na celu przedstawienie wyników analiz, badań czy zdarzeń, a jego głównym zadaniem jest informowanie, a nie przekonywanie. Jest to forma raportu, która wymaga obiektywności i często stosuje suche fakty, co sprawia, że nie nadaje się do wyrażania emocji czy niezadowolenia. Awizo to natomiast informacja o nadaniu przesyłki, której celem jest jedynie poinformowanie odbiorcy o możliwości odbioru przesyłki, a nie wyrażenie opinii czy żądania. Zaświadczenie to dokument potwierdzający określony stan faktyczny, na przykład zatrudnienie czy wykształcenie, który również nie ma na celu perswazji. Przykłady te pokazują, że nie każde pismo musi mieć charakter przekonujący. Zdarza się, że osoby mylnie interpretują te dokumenty jako mające na celu wpływanie na decyzje innych, ale w rzeczywistości ich funkcje są zupełnie inne – informacyjne, potwierdzające lub administracyjne. Brak zrozumienia tych różnic prowadzi do nieporozumień w zakresie komunikacji, co może skutkować nieefektywnym działaniem w sytuacjach wymagających odpowiedniego argumentowania lub negocjowania swoich racji.