Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Pisma takie jak sprawozdanie, awizo czy zaświadczenie mają zupełnie inne cele i funkcje niż pismo przekonujące, jakim jest reklamacja. Sprawozdanie to dokument, który ma na celu przedstawienie wyników analiz, badań czy zdarzeń, a jego głównym zadaniem jest informowanie, a nie przekonywanie. Jest to forma raportu, która wymaga obiektywności i często stosuje suche fakty, co sprawia, że nie nadaje się do wyrażania emocji czy niezadowolenia. Awizo to natomiast informacja o nadaniu przesyłki, której celem jest jedynie poinformowanie odbiorcy o możliwości odbioru przesyłki, a nie wyrażenie opinii czy żądania. Zaświadczenie to dokument potwierdzający określony stan faktyczny, na przykład zatrudnienie czy wykształcenie, który również nie ma na celu perswazji. Przykłady te pokazują, że nie każde pismo musi mieć charakter przekonujący. Zdarza się, że osoby mylnie interpretują te dokumenty jako mające na celu wpływanie na decyzje innych, ale w rzeczywistości ich funkcje są zupełnie inne – informacyjne, potwierdzające lub administracyjne. Brak zrozumienia tych różnic prowadzi do nieporozumień w zakresie komunikacji, co może skutkować nieefektywnym działaniem w sytuacjach wymagających odpowiedniego argumentowania lub negocjowania swoich racji.