Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Dokument towarzyszący przesyłanym materiałom, mający na celu poinformowanie odbiorcy o ich treści, określa się jako
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'przewodnim' jest jak najbardziej trafna. Pismo przewodnie to coś, co używamy, aby przekazać dokumenty i jednocześnie dać znać, o co w nich chodzi. Dzięki temu odbiorca może szybko zrozumieć, co za dokumenty są dołączone i czemu służą. Zazwyczaj w takim piśmie dodaje się krótki opis tego, co przesyłamy, a czasem też jakieś wskazówki, jak to wykorzystać. W instytucjach publicznych i firmach to raczej standard, bo pomaga utrzymać porządek i ułatwia komunikację. Na przykład, gdy wysyłamy raport roczny, warto dodać podsumowanie najważniejszych informacji, żeby odbiorca od razu wiedział, na co zwrócić uwagę. Fajnie jest też zamieścić swoje dane kontaktowe w piśmie, żeby jakby co, ktoś mógł się odezwać z pytaniami. No i pamiętaj, że takie pismo powinno być zgodne z obowiązującymi standardami w danej branży, żeby wyglądało profesjonalnie.
Odpowiedzi jak 'okólnym', 'wewnętrznym' czy 'grzecznościowym' nie są właściwe, bo nie oddają tego, co to pismo przewodnie. Pismo okólne to raczej coś, co stosuje się wewnętrznie i służy do przekazywania informacji do wielu osób w organizacji. Nie wskazuje ono konkretnych dokumentów, które są w przesyłce. Pismo wewnętrzne to znowu komunikacja między członkami firmy, a nie do zewnętrznych odbiorców. A pismo grzecznościowe, mimo że jest miłe, lepiej nadaje się do podziękowań czy gratulacji, a nie do informowania o dokumentach. Te błędne odpowiedzi mogą wynikać z mylenia funkcji tych różnych pism. Pismo przewodnie to nie tylko informacja o tym, co wysyłamy, ale także sposób na uporządkowanie ważnych danych. Więc brak zrozumienia tej różnicy prowadzi do błędnych wniosków.