Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Istnieje wiele błędnych założeń związanych z kończeniem rozmowy telefonicznej, które mogą prowadzić do nieefektywnej komunikacji. Odpowiedzi sugerujące, że rozmowę kończy osoba, która odpowiedziała na wszystkie pytania interesanta, są mylące, ponieważ w rzeczywistości to osoba inicjująca połączenie ma kontrolę nad rozmową. Odpowiedź sugerująca, że kończenie rozmowy następuje po odebraniu połączenia, nie uwzględnia specyfiki sytuacji - odebranie połączenia to tylko pierwszy krok w rozmowie, a nie jej zakończenie. Sporządzenie notatki z rozmowy także nie jest wyznacznikiem jej zakończenia, ponieważ notowanie może mieć miejsce w trakcie lub po rozmowie, ale nie wpływa na moment jej zakończenia. Kluczowym błędem myślowym jest założenie, że kończenie rozmowy opiera się na działaniach drugiej strony, natomiast w rzeczywistości to osoba, która dzwoni, decyduje, kiedy rozmowa ma się zakończyć. W kontekście standardów obsługi klienta istotne jest, aby pracownicy nie tylko odpowiadali na pytania, ale także umieli kończyć rozmowy w sposób, który pozostawi pozytywne wrażenie. Profesjonalizm w kończeniu rozmowy powinien obejmować podsumowanie najważniejszych punktów, zrozumienie potrzeb rozmówcy oraz upewnienie się, że nie ma dalszych pytań lub obaw. W przeciwnym razie, może to prowadzić do niezadowolenia klienta oraz nieefektywnej komunikacji w przyszłości.