Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych

Odpowiedzi związane z instrukcją archiwalną i jednolitym rzeczowym wykazem akt są niewłaściwe, ponieważ te dokumenty służą innym celom niż regulacja obiegu pism. Instrukcja archiwalna skupia się głównie na zasadach przechowywania i porządkowania dokumentów po ich zakończeniu w procesie obiegu; definiuje, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, przez jak długi czas i w jaki sposób powinny być zabezpieczone. W związku z tym, nie dostarcza ona szczegółowych wytycznych dotyczących obiegu pism w trakcie ich aktywności. Z kolei jednolity rzeczowy wykaz akt to narzędzie, które służy do klasyfikacji i opisania akt w sposób umożliwiający ich identyfikację oraz wyszukiwanie, ale nie reguluje bezpośrednio procesów obiegu dokumentów. Regulamin pracy, z drugiej strony, odnosi się do zasad organizacji pracy w danej jednostce, a nie do specyficznych procedur związanych z obiegiem dokumentów. W praktyce, osoby mylące te dokumenty mogą nie rozumieć, że każdy z nich pełni unikalną rolę w systemie zarządzania dokumentacją i że ignorowanie właściwego podejścia do obiegu pism może prowadzić do chaosu organizacyjnego oraz naruszeń przepisów prawa.