Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
W dokumencie wysyłanym do wielu odbiorców w polu adresowym umieszcza się zapis "Według rozdzielnika", a poniżej tekstu pisma, po lewej stronie, należy dodać
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź, która wskazuje na konieczność umieszczenia zapisów 'Otrzymują' w dokumentach adresowanych do wielu odbiorców, jest zgodna z przyjętymi zasadami dotyczącymi korespondencji formalnej. W polskiej praktyce biurowej, gdy pismo jest adresowane do kilku osób, istotne jest, aby jasno zaznaczyć, do kogo jeszcze jest skierowane. Zapis 'Otrzymują' służy jako mała lista, która precyzuje, kto jest dodatkowym odbiorcą pisma. To rozwiązanie zapewnia przejrzystość i ułatwia śledzenie, kto powinien być świadomy treści dokumentu. Przykładem może być sytuacja, gdy dyrektor wysyła pismo do swojego zespołu, a w dodatkowej liście 'Otrzymują' umieszcza imiona innych kluczowych pracowników, aby wszyscy byli na bieżąco ze sprawami omawianymi w dokumencie. Takie podejście nie tylko sprzyja lepszej komunikacji, ale również wspiera strukturyzację informacji w organizacji, co jest istotne w standardach dobrych praktyk w obiegu dokumentów.
Wybór alternatywnych odpowiedzi, takich jak wskazanie liczby adresatów, liczby załączników, czy użycie zapisu 'Do wiadomości', wskazuje na niepełne zrozumienie zasad rządzących formalną korespondencją w polskim kontekście. Przykładowo, zapis 'informacja o liczbie adresatów' jest niepraktyczny, ponieważ w większości sytuacji nie ma potrzeby ujawniania liczby osób, do których adresowane jest pismo. Taki zapis mógłby wprowadzać zamieszanie i niepotrzebnie wydłużać dokument, a zatem nie jest zgodny z zasadą jasności i zwięzłości w komunikacji. Z kolei 'liczba załączników, używając zapisu 'Załączniki', również nie odpowiada standardom, ponieważ załączniki zwykle są rejestrowane oddzielnie i powinny być wymieniane w osobnej sekcji dokumentu, a nie w kontekście adresatów. Używanie zapisu 'Do wiadomości' w przypadku korespondencji z wieloma adresatami również jest niewłaściwe, bowiem ten zapis zarezerwowany jest dla sytuacji, w których odbiorca jest informowany o treści pisma, ale nie jest jego bezpośrednim adresatem. Dlatego ważne jest, aby przestrzegać ustalonych konwencji, które pomagają w klarownym i efektywnym komunikowaniu się w środowisku biznesowym.