Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Zawód: Technik prac biurowych
Termin "załączniki", ich liczba oraz tytuły, powinny być umieszczone
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Umiejscowienie słowa "załączniki" na wysokości podpisu po lewej stronie jest jak najbardziej na miejscu. Wiesz, w pismach urzędowych i biznesowych to dość standardowa zasada. Dzięki temu odbiorca od razu widzi, co jest dołączone do dokumentu, a to ułatwia cały proces. Nie wyobrażam sobie, żeby to umieścić gdzie indziej, bo może to wprowadzać zbędny chaos. Przykładowo, gdy wysyłasz pismo do klienta i informujesz go o załączonej umowie, to tak to powinno wyglądać. Te standardy, jak ISO 690:2010, które mówią o dokumentacji, naprawdę mogą pomóc w utrzymaniu porządku. Jak się pisze różne dokumenty, to dobrze jest trzymać się tych samych zasad, żeby potem łatwiej je porównywać czy archiwizować. To się przydaje, zwłaszcza w biurach, gdzie wszystko musi być na swoim miejscu, nawet podczas audytów.
Miejsca na "załączniki" są naprawdę ważne, bo ich umiejscowienie wpływa na to, jak dokument jest odbierany. Jeśli ktoś daje odpowiedzi sugerujące, żeby to wsadzić gdzie indziej, jak np. pod podpisem po prawej, to moim zdaniem, to nie jest dobre podejście. Takie 'przestawienia' mogą bałaganić dokument i utrudnić szybko odnalezienie potrzebnych informacji. Często wynika to z tego, że nie wszyscy znają zasady edytorskie, a one naprawdę mają znaczenie. Żeby pismo wyglądało profesjonalnie, musisz wiedzieć, gdzie co umieścić. I nie można tego wrzucać gdziekolwiek, bo to wprowadza zamieszanie, na przykład jak piszesz w lewym marginesie, ale nad podpisem – to po prostu nie działa. Warto trzymać się tych zasad, bo w dłuższej perspektywie to ułatwia życie, kiedy trzeba coś znaleźć w archiwum. To jest ważne, żeby dokumenty były zrobione dobrze nie tylko dla estetyki, ale i dla ich późniejszego wykorzystania.