Akt notarialny potwierdzający założenie spółki jest dokumentem archiwalnym kategorii A, co oznacza, że powinien być przechowywany przez czas nieokreślony. Tego typu dokumenty są kluczowe w procesie tworzenia i rejestracji spółek, ponieważ stanowią oficjalne poświadczenie działań związanych z powołaniem do życia nowego podmiotu gospodarczego. Przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorca decyduje się na zarejestrowanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Akt notarialny, sporządzony przez notariusza, zawiera podstawowe informacje, takie jak nazwa spółki, wysokość kapitału zakładowego oraz dane jej członków zarządu, co czyni go niezbędnym dokumentem w trakcie składania wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego. Dobre praktyki wskazują na konieczność archiwizacji takich dokumentów nie tylko ze względu na ich znaczenie prawne, ale również na możliwość ich późniejszego wykorzystania w ewentualnych postępowaniach sądowych czy kontrolnych, co podkreśla ich trwałą wartość w obiegu prawnym.
Kategorie dokumentów archiwalnych są klasyfikowane w oparciu o ich znaczenie, czas przechowywania oraz funkcje, jakie pełnią w organizacji. W przypadku aktów notarialnych, które dotyczą założenia spółki, istotne jest zrozumienie, że dokumenty te mają charakter trwały i są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania spółek. Wybór nieodpowiednich kategorii, takich jak B, BE czy Bc, świadczy o błędnym zrozumieniu wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentacji. Kategoria B dotyczy dokumentów, które można zniszczyć po upływie określonego terminu, co w przypadku aktów notarialnych byłoby niewłaściwe, ponieważ te dokumenty muszą być dostępne przez cały czas istnienia spółki i często również przez pewien czas po jej likwidacji, w celu zabezpieczenia interesów wierzycieli oraz praw członków zarządu. Kategorie BE i Bc obejmują dokumenty o krótszym okresie przechowywania, co również nie jest zgodne z praktykami w obszarze notariatu i prawa spółek. Prawidłowe klasyfikowanie dokumentów archiwalnych jest kluczowe dla zarządzania informacjami w organizacji oraz zapewnienia zgodności z przepisami prawa, co potwierdzają liczne regulacje krajowe oraz europejskie. W związku z tym, każda organizacja powinna posiadać jasno określone procedury dotyczące archiwizacji i klasyfikacji dokumentów, aby unikać nieporozumień i potencjalnych problemów prawnych.