Pracodawca ma obowiązek wystawienia świadectwa pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy, co oznacza, że powinno to nastąpić w krótkim czasie po zakończeniu zatrudnienia. Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zatrudnienia, który zawiera istotne informacje dotyczące okresu pracy, rodzaju wykonywanych zadań oraz ocenę pracownika. Przykład praktyczny: jeśli pracownik zakończył pracę 31 grudnia, pracodawca powinien wystawić świadectwo do 1-3 dni roboczych od tej daty, aby pracownik mógł je szybko przedstawić w kolejnych miejscach pracy lub urzędach. Zgodnie z Kodeksem pracy, obowiązek ten ma na celu ochronę praw pracowników, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wydanie świadectwa pracy w odpowiednim czasie pozwala również na utrzymanie dobrych relacji między pracodawcą a byłym pracownikiem, co może być istotne w kontekście przyszłej współpracy lub referencji.
Wystawienie świadectwa pracy przed nawiązaniem stosunku pracy jest koncepcją niezgodną z obowiązującymi przepisami prawa. Świadectwo pracy jest dokumentem, który ma sens jedynie po zakończeniu zatrudnienia, ponieważ jego podstawowym celem jest potwierdzenie okresu zatrudnienia, rodzaju pracy i innych istotnych informacji, które mogą być przydatne w przyszłym zatrudnieniu. Wystawienie go przed rozpoczęciem pracy nie ma podstaw prawnych ani praktycznego uzasadnienia. Wydanie świadectwa na żądanie pracownika w dowolnym momencie po ustaniu stosunku pracy również nie jest prawidłowe, ponieważ pracodawca jest zobowiązany do jego wystawienia niezwłocznie po zakończeniu umowy. Tylko w tym terminie świadectwo może być w pełni wiarygodne i odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Wydanie świadectwa na początku następnego roku kalendarzowego po ustaniu stosunku pracy stanowi naruszenie przepisów prawa pracy, ponieważ wprowadza zbędne opóźnienie, które może być krzywdzące dla pracownika. Pracownik nie powinien czekać na ten dokument, aby móc ubiegać się o nowe zatrudnienie. Z tego powodu kluczowe jest, aby pracodawcy przestrzegali obowiązujących terminów oraz procedur związanych z wystawianiem świadectw pracy, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu zasobami ludzkimi.