Klient, który zamówił projekt i wykonanie reklamy na samochód dostawczy, zgłosił się do agencji z reklamacją. Twierdzi, że po tygodniu użytkowania kolory wyblakły, a w niektórych miejscach folia odkleiła się. Na początku takiej rozmowy pracownik agencji powinien
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Potwierdzenie wszystkich obiektywnych informacji przytoczonych przez klienta jest kluczowe dla utrzymania dobrego wizerunku agencji oraz budowania zaufania w relacji z klientem. W kontekście obsługi klienta, aktywne słuchanie i uznanie zgłoszeń klienta to podstawowe zasady, które pozwalają na skuteczne zarządzanie reklamacjami. Przykładem może być sytuacja, w której agencja potwierdza, że kolory na folii reklamowej powinny utrzymywać swoją intensywność przez określony czas zgodnie z dokumentacją techniczną producenta. W takim przypadku, agencja ma obowiązek zrozumieć oraz przeanalizować zgłoszenie, by móc podjąć odpowiednie kroki, takie jak przeprowadzenie dalszej inspekcji lub konsultacja z dostawcą folii. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie takich reklamacji, co może pomóc w identyfikacji ewentualnych problemów z jakością materiałów lub procesów. Działania te są zgodne z normami obsługi klienta, które kładą nacisk na transparentność i odpowiedzialność w relacjach z klientami, co w dłuższej perspektywie zwiększa ich lojalność.
W sytuacji, gdy klient zgłasza reklamację, ważne jest, aby nie minimalizować jego problemów ani nie kwestionować jego doświadczeń. Stwierdzenie, że 'to niemożliwe, gdyż nie było wcześniej tego typu zgłoszeń', jest błędnym podejściem, ponieważ bazuje na subiektywnym doświadczeniu agencji, a nie na obiektywnych faktach przedstawionych przez klienta. Zasada, która powinna kierować pracownikami agencji, to zrozumienie, że każda reklamacja, niezależnie od wcześniej zgłoszonych, zasługuje na indywidualne traktowanie. Gdy pracownik agencji zapewnia klienta o najwyższej jakości produktów, bez uwzględnienia jego konkretnej sytuacji, ryzykuje pogorszenie relacji oraz utratę zaufania. Dodatkowo, poinformowanie klienta, że agencja nie jest producentem folii i nie może przyjąć reklamacji, może być postrzegane jako unikanie odpowiedzialności, co jest niezgodne z etyką obsługi klienta. Kluczowe jest, aby agencja wzięła na siebie odpowiedzialność za jakość świadczonych usług i produktów oraz aktywnie współpracowała z klientem w celu rozwiązania problemu. Niekiedy produkt, niezależnie od jego producenta, może nie spełniać oczekiwań i w takiej sytuacji agencja powinna pełnić rolę mediatora, aby znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie.